会议及展览的（de）预算不是一（yī）个概念。通常而（ér）言，会议预算包括（kuò）以下几个方面：

1、交通费用 
(1)、出发地（dì）至会（huì）务地的交通费（fèi）用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目（mù）的（de）地车站（zhàn）、机（jī）场、码头至住宿（xiǔ）地的交通
(2)、会议（yì）期间交（jiāo）通（tōng）费（fèi）用——主（zhǔ）要（yào）是会务地（dì）交通（tōng）费用（yòng），包（bāo）括住（zhù）宿地（dì）至会（huì）所（suǒ）的交（jiāo）通（tōng）、会所到（dào）餐饮（yǐn）地点（diǎn）的交通、会（huì）所（suǒ）到商务交（jiāo）际（jì）场地的交（jiāo）通、商务（wù）考察交通以及其他与会人（rén）员可能使用的预（yù）定交通。
(3)、欢送交通及返程交通（tōng）——包（bāo）括航班、铁路、公（gōng）路、客轮及住宿（xiǔ）地至机（jī）场、车站、港口交通费（fèi）用。

2、会议（yì）室/厅（tīng）费用（yòng）
(1)、会议场地租金：通（tōng）常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如（rú）激光指示笔、音响系（xì）统、桌椅、主席台、白板或者（zhě）黑（hēi）板、油（yóu）性笔、粉笔等，但一些非常（cháng）规设施并不涵盖在内——比（bǐ）如投影设备、临时性的装饰物、展架等。
(2)、会议设施租赁费（fèi）用（yòng）：此部（bù）分费用主要（yào）是（shì）租赁一（yī）些特殊（shū）设备，如（rú）投影仪、笔记（jì）本电脑、移动（dòng）式同声翻译（yì）系统、会（huì）场展示系统、多媒体系统、摄（shè）录设备等（děng），租赁（lìn）时通（tōng）常（cháng）需要（yào）支付一定（dìng）的使用（yòng）保（bǎo）证金，租赁费（fèi）用中（zhōng）包括设备的技术支持与维护费用。值得注意（yì）的是，在（zài）租（zū）赁时应对设备的各类功效参数作出（chū）具体要（yào）求（可向会（huì）议服务（wù）公司咨询，以获得（dé）最适宜的性价比），否则可能（néng）影响会（huì）议的进（jìn）行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及（jí）新旧不同（tóng），租（zū）赁的价格可能相差很大。
(3)、会场（chǎng）布置费用（yòng）：如果不是特殊要求，通常而言此部（bù）分费用包含在会场（chǎng）租赁费用中。如果有特殊要求，可以（yǐ）与专业的会议服务商协商。
(4)、其（qí）他支持费用（yòng）：这些支持通（tōng）常包括广告（gào）及印（yìn）刷、礼仪、媒介等。基（jī）于这些支持均为临时性质（zhì），如会议主（zhǔ）办方分别寻找这些（xiē）行业支持的话，其成本费用可能比（bǐ）市场行价要（yào）高，如果让（ràng）专业会议服（fú）务商代理，将获得价格相（xiàng）对比较低（dī）廉且服务（wù）专业的（de）支持。对于这些单项服（fú）务（wù）支持，主办方应尽可能细（xì）化各（gè）项（xiàng）要（yào）求（qiú），并单独签订服（fú）务协议。

3、住（zhù）宿费用（yòng）
住宿的费用（yòng）应该非常好理（lǐ）解——值（zhí）得注意的只是住宿（xiǔ）费（fèi）里面有些价格是完全价格，而有点是（shì）需要（yào）另外加收（shōu）政（zhèng）府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之（zhī）一。找专（zhuān）业的会展服务（wù）商通常（cháng）能获得较好（hǎo）的折扣。正（zhèng）常的住宿费除与（yǔ）酒店（diàn）星级标准、房型等因素有关外，还与客（kè）房内开放的（de）服务项目有关（guān）——譬如客（kè）房内的长途通讯、洗换、迷（mí）你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网（wǎng）、水果提供等服务（wù）是否开放（fàng）有关。会议（yì）主办（bàn）方应明确酒店应（yīng）当关闭或（huò）者开放的服务（wù）项目及（jí）范围。

4、餐饮费用
(1)、早餐（cān）通常（cháng）是自助餐，也可以（yǐ）采取（qǔ）围桌式就餐，费（fèi）用按人（rén）数计算（但考虑到会（huì）议（yì）就餐的特殊性，所以预计就餐人（rén）数不得与实际（jì）就餐人数相差到15％，否（fǒu）则（zé）餐（cān）馆有理由拒绝按实（shí）际（jì）就餐人（rén）数结算——而改为（wéi）按预（yù）定（dìng）人数（shù）收取费用）
(2)、中餐（cān）及午餐基本属于正餐，可（kě）以采取人数预算——自（zì）助（zhù）餐形式，按桌预算（suàn）——围桌（zhuō）式形式。如果主（zhǔ）办方希望酒（jiǔ）水消费（fèi）自行（háng）采购而非由餐馆（guǎn）提供，餐馆可（kě）能会收取一定（dìng）数（shù）量的服务费（fèi）用。
(3)、如果在（zài）高星（xīng）级酒店（diàn）餐厅就餐，餐厅是谢绝（jué）主办方（fāng）自行（háng）外带酒水消费（fèi）的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务（wù）费（fèi）。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消（xiāo）费水准的基础（chǔ）上（shàng）加收15％左右的服务费。
(4)、此项费用基本（běn）上是按人数预算的，预算时可提（tí）出不同时段茶（chá）歇的食（shí）物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常（cháng）包含服务人员费用（yòng）。通（tōng）常情况下，茶歇的种类可分为（wéi）西式与中（zhōng）式两种——西（xī）式基（jī）本上以咖（kā）啡、红茶、西式（shì）点心（xīn）、水果等（děng）为主，中（zhōng）式则（zé）以开水、绿茶（chá）或者花茶、果茶（chá）、水（shuǐ）果、咖啡、水果及点心为主（zhǔ）。
(5)、联（lián）谊酒会（huì）/舞（wǔ）会的预算可能（néng）比（bǐ）单（dān）独的宴（yàn）会（huì）复杂，宴（yàn）会只要设定好餐（cān）标与规模，预算很容（róng）易计算。但酒（jiǔ）会/舞会的预算设计（jì）到场地（dì）与节目支持，其预算可能需要比较长的时（shí）间确认。

5、视听设备
除非在室外进（jìn）行，否则视听（tīng）设备的费用通常可以忽略。如（rú）不得（dé）不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
设备本身的租赁（lìn）费用（yòng），通常按（àn）天计算
设备的运输、安装调试及控制（zhì）技（jì）术人员支持（chí）费（fèi）用，可让会展服（fú）务商代理
音源——主要是（shì）背景（jǐng）音乐（lè）及娱乐音乐选择，主办者可自带（dài），也可委托代理

6、杂费
杂费是（shì）指会展过程中一些临（lín）时性安排（pái）产生的（de）费用，包括打印、临时运输及装（zhuāng）卸、纪念（niàn）品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及（jí）其他通讯、快递服务、临时保健（jiàn）、翻译与向导（dǎo）、临时商（shāng）务用车、汇兑等等（děng）。杂费的预算（suàn）很难计划（huá），通常可（kě）以在（zài）会务费用（yòng）预算中增列（liè）不可预见费用作为（wéi）机动处理。